Tag fat om nældens ROD ...

Har du styr på dét du kan få styr på ? Eller synes du også, at bunken af emails og "todo-lister" bare vokser og vokser - og du er konstant bagud med det meste ? 
Her er en simpel metode til at undgå unødigt stress.

Har du en "todo-list" over dagens opgaver eller en kalender hvor du skriver dine arbejdsopgaver for dagen, så tag den frem og kig på den.
Hvormange af opgaverne er "noget der haster" ?

Hvis ja, er det da det generelle billede af din uge ?
Ærligt ?

Hvis bare over 20% af de opgaver du udfører dagligt, er nogle du føler "haster" - oplever du med garanti oftere og oftere, at du ganske simplet glemmer ting.
Det kan være at vedhæfte en attachment til en email du lige har sendt - det kan være at få ringet tilbage til en kunde, leverandør eller andet. Eller det kan være noget så simplet som at glemme en fødselsdag i familien.

Alt sammen symptomer på den samme ting: STRESS.

Men stress kan undgås.
Ellere rettere: stress kan trænes væk.

Hvad er stress ?

Vi bliver ikke stressede af alle de ting vi gør, udfører og NÅR.
Det er jo alle de ting vi IKKE når. Stress er bevidstheden om bunkerne af opgaver, der bare bliver større og større. Stress er manglende overblik og stress er følelsen af, ikke at være i KONTROL.

Da er det, at vi forfalder til overspringshandlinger - fordi her er vi "i kontrol".
Det er ikke særligt formålstjentligt, men i det mindste giver overspringshandlingerne os et lille pusterum fra oplevelsen af at være bagud med alle de ting vi ikke når. Og den dårlige samvittighed over, ikke at være 100% på toppen af tingene.

Har du nogensinde prøvet at luge brændenælder i et blomsterbed ?
Du kan tage fat om plantens stængler og blade, og hugge til der hvor nælden kommer op af jorden.
Hurra - rent blomsterbed, det tog ingen tid ! En uge efter, er nælderne tilbage for fuld skrue.

Brugte du derimod det meste af en dag på at grave dem op ved roden, gik der lidt længere tid førend de var tilbage ...

Stress og tidsstyring fungerer på samme måde.

Tager du fat om nældens rod, skal du helt sikkert bruge lidt længere tid til at starte med, men du sparer en hulens masse tid, energi og meget sandsynligt også penge på mellemlang og længere sigt.

Så hvor roder det hos dig / din forretning ?

Nu kan det jo godt være, at du reelt sét intet overblik har, over hvad du bruger tiden på i løbet af en dag, og hvor lang til de forskellige opgaver tager. Så er det her du starter.

Men VED du, at størsteparten af din arbejdsdag går med "ting der haster", så brug en time eller to om dagen på at planlægge og strukturere. 

Føler du, at du "ikke har tid" til at planlægge fremadrettet, er den for alvor gal.
Der SKAL være tid til planlægning. Planlægning sparer tid. Meget tid.

Tid er ligesom penge - du kan bruge penge, eller du kan investere penge.

Hvad tror du giver mest på bundlinien i det lange løb ?

Jeg fik selv en aha-oplevelse af de større, første gang jeg blev præsenteret for Steven Covey's simple, men effektive tilgang til begrebet tidsstyring i bestselleren "7 Habits for Highly Effective People".


Før da, løb jeg gerne rundt i små cirkler med hovedet under armen og - ja, troede rent faktisk, at jo mere stresset jeg kunne fortælle andre at jeg var, jo mere "effektiv" fremstod jeg. Tåbeligt, ikke ?

Covey stiller en model op med to parametre: vigtighed og presserende karakter - dvs hvor meget noget betyder vs. hvor meget noget haster.

Kender du allerede bogen, får du modellen genopfrisket her.


Der er fire kvadranter i Coveys model:

• Kvadrant 1: aktiviteter der haster OG er vigtige

• Kvadrant 2: aktiviteter der IKKE haster MEN er vigtige

• Kvadrant 3: aktiviteter der haster men IKKE er vigtige

• Kvadrant 4: aktiviteter der ikke haster og ikke er vigtige

Covey argumenterer for, at man bør bruge den meste af sin tid i "anden kvadrant":

Altså bruge tiden på ting som ikke haster, men er vigtige.

I løbet af en dags arbejde, vil der altid være aktiviterer der både haster OG er vigtige, og de skal selvfølgelig prioriteres.  

Kundehenvendelser er fx ALTID 1. kvadrant. Driver du din egen forretning, er dine kunder nødt til at have absolut førsteprioritet hele tiden. Det er jo dem du skal leve af, og kan du ikke opfylde deres behov når de har behovet, går de et andet sted hen.  

Men ved at lægge mest muligt tid og energi i anden kvadrant, frigøres også tiden til at kunne tage en "haste-opgave", når det er påkrævet. Det vender jeg tilbage til.

Bruges derimod 80% af dagen på ting der både haster og er vigtige = stress.

For det er jo ikke alt, der haster lige meget, og man bruger derfor unødig energi på at "prioritere" hasteopgaverne = mere stress.

Døgnet har jo kun 24 timer. Måske har du også børn, dyr eller et hus ...

Så naturligvis bør dagens første opgaver være "1. kvadrants-aktiviteter", men derefter er det vigtigt at fokusere på de ting, der ikke haster men dog er vigtige = "2. kvadrant".  

For de kommer jo til at haste på et tidspunkt alligevel - og så er det bedre at udføre disse opgaver, mens du stadig har overskuddet til at udføre dem bedst muligt.
Uden stress. Det er iøvrigt også meget sjovere.

Aktiviteter der falder under 3. kvadrant er f.eks. udefrakommende forstyrrelser – det kan f.eks. være folk, der ringer i telefon og vil snakke med dig.

Aktiviteten er ganske vist presserende – telefonen ringer her og nu – men telefonopkaldet  er måske ikke vigtigt. Og hvis aktiviteten ikke er vigtig kan det jo være fløjtende ligegyldigt at den også er presserende.

4. kvadrants-aktiviteter kan være svære at identificere - som jeg tidligere har skrevet om i denne post, bliver vi verdens bedste forhandlere, når vi skal rationalisere overspringshandlinger. Ja, det KAN være research at surfe på nettet, men det kan også bare være tidsfordriv.

Ligegyldigt TV-kiggeri er en 4. kvadrants-aktivitet. At sortere sine sokker efter farve er en 4. kvadrants-aktivitet. At vaske loftet, selvom det kun er en uge siden det sidst blev vasket er en 4. kvadrants-aktivitet.

Medmindre selvfølgeligt du slagter store dyr i dit køkken ...

Det er i 2. kvadrant du reelt sét henter energien til at være mest muligt forud - istedet for at være mere eller mindre konstant bagud.

Eksempler på 2. kvadrants-opgaver:

• Planlægning af daglige opgaver
• Planlægning - mellemlang og lang sigt
• Opsøgning af nye muligheder
• Administration / strukturering  

Og:

• Ting der generelt styrker produktiviteten

Det kunne fx være at systematisere din indbakke - inden den begynder at rode, at opdatere kundedatabasen / nyhedsbrevslisten inden du skal sende en email med et nyt tilbud/produkt ud.

Det kunne også være at sørge for, at du har nok visitkort inden to dage før du skal på messe / networking-event. At sørge for, at hjemmesiden er opdateret og evt nye funktioner gennemtestet inden din pressemeddelse ryger i den lokale avis.

Det kunne være at lave regnskab løbende, så du ikke sidder den sidste dag i måneden og roder med en bunke bilag og fakturaer, eller sidder natten før selvangivelsen skal være færdig og river dig i håret med en lommeregner i den ene hånd og en kop kaffe i den anden, mens du febrilsk prøver at regne ud hvor dælen du lige lagde ....

Eller det kunne være at holde en time eller to om dagen fri til at pleje dine kunder  ...
Dine venner /familie, eller bare pleje din egen indre stilhed ...